1. Inleiding

Voetbalvereniging R.K.S.V. Groen-Wit is een voetbalclub die alleen kan functioneren met de inzet van vrijwilligers. Momenteel zijn er ruim 100 vrijwilligers actief in de vereniging. Indien we echter de continuïteit van de vereniging willen waarborgen dan moeten er meer mensen actief worden als vrijwilliger. Dat niet iedere vrijwilliger evenveel tijd besteedt aan de vereniging is bekend. Iedere bijdrage wordt echter op prijs gesteld. Een uiterst alternatief kan zijn het aantrekken van enkele professionele betaalde krachten. We willen dit echter tot een minimum beperken omdat dit anders zal leiden tot een onvermijdelijke forse contributieverhoging   

In de huidige tijd is het in toenemende mate lastig om vrijwilligers te vinden. Onterecht wordt aangenomen dat alles wel vanuit de vereniging wordt geregeld. Een vereniging vorm je gezamenlijk, en met gezamenlijke inzet zorg je ervoor dat deze kan functioneren. 

In navolging van andere verenigingen heeft R.K.S.V. Groen-Wit in de algemene ledenvergadering van november 2018 besloten om een vrijwilligersbijdrage in te voeren. In de praktijk betekent dit dat er met ingang van het seizoen 2019/2020 er binnen onze vereniging een vrijwilligersbeleid wordt gehanteerd. In de kern komt het erop neer dat ieder spelend lid, met uitzonder van de mini’s, een extra bedrag van €30,- per seizoen bovenop de contributie moet betalen. Dit bedrag is aan het einde van het seizoen terug te verdienen door vrijwillige inspanningen gedurende het seizoen. 

Hiermee hoopt de vereniging de leden te stimuleren om een steentje bij te dragen. Een keuze voor eenieder spelend lid; je meldt je aan als vrijwilliger of je betaalt een extra bijdrage aan de vereniging.

2. Het vrijwilligersbeleid

Het vrijwilligersbeleid van onze vereniging is gebaseerd op onze basisprincipes. Als je lid wordt van R.K.S.V. Groen-Wit heb je het recht op het uitoefenen van je hobby, namelijk voetballen, maar ook de plicht om bij te dragen aan de organisatie van R.K.S.V. Groen-Wit. Met deze zienswijze maken we duidelijk dat het lidmaatschap van de vereniging een wederzijdse verplichting is tussen de vereniging en de leden. 

Het vrijwilligerswerk

Vrijwilligerswerk bij R.K.S.V. Groen-Wit is werk dat in georganiseerd verband, onverplicht en onbetaald wordt verricht ten behoeve van de vereniging en wat door het bestuur als zodanig is erkend. Onbetaald betekent dat er geen financiële vergoeding tegenover staat. Vrijwillig is niet vrijblijvend! Eenmaal opgegeven voor een functie of toegewezen aan een taak dan zal deze ook volgens de vooraf gestelde beschrijving/voorwaardes moeten worden ingevuld. 

Wij vinden het jammer als iemand geen vrijwilligerswerk kan of wil verrichten. Een persoon die zich wel laat inroosteren maar niet of te laat komt opdagen zorgt voor veel grotere problemen met betrekking tot het direct functioneren van de vereniging.

De vrijwilliger

We spreken over 2 soorten vrijwilligers:

- De spontane vrijwilliger, vrijwilliger die zonder enige plichtstelling vrijwilligerswerk verricht voor de club. De persoon betaalt geen vrijwilligersbijdrage en heeft derhalve ook geen recht op restitutie

- De plicht vrijwilliger, vrijwilliger die het vrijwilligerswerk verricht om te kunnen voldoen aan de plichtstelling voor restitutie van de vrijwilligersbijdrage.

Beiden worden opgenomen in de vrijwilligersadministratie, zodat ze een functietoewijzing krijgen en ingeroosterd kunnen worden. 

De vrijwilligerswerk matrix

Om een overzicht te creëren maken we gebruik van de zogenaamde vrijwilligerswerk matrix. 

In de matrix wordt enerzijds onderscheid gemaakt in functies en taken, anderzijds in team overstijgend en team gebonden. 

Een functie wordt gekenmerkt door het feit dat hiervoor een inspanningsverplichting geldt, en geen urenverplichting. 

Een taak is een rol dat die door verschillende leden wordt ingevuld. Er wordt een rooster opgesteld, waarbij de vrijwilligers in verschillende diensten worden ingezet.   

Team gebonden zoals trainer, leider.

Team overstijgend zoals bestuurslid, TC lid.  

Categorie A: Team overstijgende functies

Hierbij moet gedacht worden aan bestuursfuncties, commissiefuncties en jeugdcoördinatoren. Invulling van een dergelijke functie betekent dat er volledig voldaan wordt aan de plichtstelling van het vrijwilligerswerk, zolang men deze functie vervult. Bijlage A “Inventarisatie van functies en taken” is een volledige opsomming van functies die in deze categorie vallen.

Categorie B: Team overstijgende taken

Dit zijn taken die middels een rooster aan meerdere mensen worden toegewezen. Denk hierbij aan bardienst, keukendienst en schoonmaakdiensten. Uitoefening van deze taken betekent invulling van de plichtstelling van vrijwilligerswerk. Uren besteed aan deze taken verminderen dus de plicht tot het doen van vrijwilligerswerk.

- Om urenregistraties te vermijden kiezen we ervoor om vooraf uren vast te stellen voor iedere dienst. Iemand moet dan een taak uitvoeren die bestaat uit meerdere uren. 

- Het moment van uitvoering van de werkzaamheden bepaalt het seizoen waarvoor de uren tellen. 

Categorie C: Team gebonden functies

Dit zijn functies die voor een specifiek team worden uitgevoerd.  Voorbeelden van deze categorie zijn de onbetaalde trainers en leiders. Invulling van een dergelijke functie betekent dat er volledig voldaan wordt aan de plichtstelling van het vrijwilligerswerk, zolang men deze functie vervult.

- Maximaal 2 personen staat als leiders van een team geregistreerd.

- Maximaal 2 personen staan als trainers van een team geregistreerd.

- In eerste instantie tracht een coördinator van een leeftijdscategorie deze functies in te vullen. Lukt dat niet, dan zal deze functies ingevuld moeten worden door spelende teamleden of (voor leden onder de 16 jaar) ouders van spelende teamleden.

Categorie D: Team gebonden taken

Dit zijn taken die voor een specifiek team worden uitgevoerd. Zij worden bij toerbeurt door spelende

teamleden of (voor de leden onder de 16 jaar) ouders van spelende teamleden ingevuld. Hieronder vallen taken als het rijden van ploeggenoten of kinderen naar uitwedstrijden, het plaatsen of opruimen van hoekvlaggen, het schoon achterlaten van kleedkamers, het wassen van sportkleding en incidenteel het vlaggen en fluiten van wedstrijden.

Uitoefening van deze taken valt buiten de vrijwilligersplicht, daar het verplichte teamtaken betreft. Onze vereniging vindt het een morele plicht van alle teamgenoten dat dergelijke taken gezamenlijk worden opgepakt en uitgevoerd. 

(vervolg Categorie D op de volgende pagina)

- Bestede uren aan deze taken worden niet geregistreerd als zijnde vrijwilligerswerk.

- De leiders van het betreffende team zijn verantwoordelijk voor het inroosteren en een recht evenredige verdeling van de taken.

- Wordt hier door de teamleden of de ouders geen gehoor aan gegeven, dan moet dit worden geëscaleerd bij de TC-coördinator van de betreffende leeftijdscategorie en eventueel het verantwoordelijk bestuur. 

De plichtstelling

De plichtstelling vrijwilligersbeleid voor het seizoen 2019/2020 is:

- Het vervullen van 20 uur vrijwilligerswerk voor werkzaamheden behorende tot de categorie B, of

- Het vervullen van een functie behorende tot de categorie A of C, of 

- Het betalen van een vrijwilligersbijdrage van € 30,- per seizoen.

3. Processen

De invoering van het vrijwilligersbeleid binnen onze vereniging betekent dat er aantal nieuwe processen moeten worden ingevoerd en tevens dat er een aantal bestaande processen moeten worden aangepast. Allereerst worden de nieuwe processen behandeld daarna het aanpassen van de bestaande processen. 

Nieuwe processen

Voorstel maken plichtstelling 

Met advies van de vrijwilligerscoördinator neemt het bestuur op een hoofdbestuursvergadering in het voorjaar een besluit over de inhoud van de plichtstelling voor het aankomende seizoen.  

Inventariseren functies/taken

Voordat de zomerperiode begint moet de invulling van het vrijwilligerswerk voor het komende seizoen reeds op orde zijn. Dat start met het inventariseren van functies en taken. In principe is dit een proces dat het gehele jaar loopt. Iedere nieuwe taak/functie wordt in de vrijwilligersadministratie opgenomen. Bij het inventariseren van functies en taken, behoort ook het inventariseren van de functionarissen die voor het volgende seizoen doorgaan in hun huidige functie. De vereniging gaat er vanuit dat mensen doorgaan in hun huidige functie als zij niet voor 1 juni hebben aangegeven dat zij ofwel stoppen ofwel door willen gaan in een andere functie.

Communiceren functies/taken

Op de website moet uiterlijk 1 mei de beschikbare functies en taken vermeld staan zodat de vrijwilligers hun voorkeuren kunnen aangeven op basis van actuele informatie. De vrijwilligers kunnen hun voorkeuren aangeven voor het nieuwe seizoen. Indien dit men dit niet voor 1 juni kenbaar heeft gemaakt, dan wordt ervan uitgegaan dat de voorkeuren van het voorgaande jaar nog steeds van toepassing zijn. 

Als men in het afgelopen jaar geen vrijwillige taak heeft uitgevoerd, dan gaat de vereniging ervan uit dat men geen vrijwilligerswerk wenst te doen. Hiermee wordt dan afstand gedaan van de restitutie van de vrijwilligers-bijdrage. De administratie zal plaatsvinden in Sportlink. 

Toewijzen functies & roosteren taken

In de eerste week van juni komt de vrijwilligerscommissie bijeen, met alle roosteraars van de categorie B-werkzaamheden. Hier wordt het aanbod en de voorkeuren besproken. Er worden gezamenlijk toewijzings-afspraken gemaakt. Hierbij Er wordt zoveel al mogelijk rekening gehouden met voorkeuren, maar ook kennis en ervaring (kwaliteit) kan voor sommige taken een rol spelen. Zowel vrijwilliger als eventuele betaalde inhuurkrachten worden ingeroosterd. Iedere commissie is zelf verantwoordelijk voor het eigen rooster. 

Communiceren bemensing functies & roosters

Per 1 juli moeten alle roosters voor het nieuwe seizoen bekend zijn en gepubliceerd worden op de website of via een mail.

Administreren gewerkte uren & diensten van de categorie B-werkzaamheden 

R.K.S.V. Groen-Wit heeft gekozen voor een vastgesteld aantal uren per taak. Hierdoor hoeft er geen constante urenregistratie plaats te vinden, allen een registratie dat het werk naar wens is vervuld. De roosteraars van de diverse commissies zorgen ervoor dat deze registratie wordt uitgevoerd. De vrijwilligerssecretaris ziet hierop toe.

Restitutie van de vrijwilligersbijdrage

Als alle uren geregistreerd zijn kan per 1 juli, aan het eind van het seizoen, de balans worden opgemaakt. Wie aan de plichtstelling heeft voldaan krijgt de vrijwilligersbijdrage van het afgelopen seizoen teruggestort op zijn of haar rekening of kan dit cash komen ophalen op het daarvoor georganiseerde moment. Ofdat de vrijwilliger aan de plichtstelling heeft voldaan zal worden bepaald de vrijwilligers-secretaris, de vrijwilligerscoördinator, de roosteraars en eventueel de coördinatoren van de commissies.

 

- Uitbetalen restitutie vrijwilligersbijdrage. De vrijwilligerscoördinator accordeert de betalingen en laat deze verwerken door de penningmeester.

- Verantwoorden van de financiële vrijwilligersadministratie. Als onderdeel van de financiële jaarrekening wordt financiële verantwoording van de vrijwilligersadministratie afgelegd in de algemene ledenvergadering.

Aanpassen van de bestaande processen

Aanmelden nieuwe spelende leden/ vrijwilligers

Bij het aanmelden van een nieuw lid moet ook de voorkeur voor de vrijwilligersplicht bekend zijn. Bekend moet zijn of deze speler of ouders van deze speler vrijwilligerswerk wenst te doen en zo ja, wat dan de voorkeuren zijn. Voor nieuwe leden is vrijwilligerswerk geen keuze maar verplicht gesteld.  

Afmelden spelende leden/vrijwilligers

Bij het afmelden dient ook de vrijwilligersadministratie te worden ingelicht. Vanuit de ledenadministratie moet deze informatie doorgegeven worden aan de vrijwilligerssecretaris. Deze laatste zorgt ervoor dat de vrijwilligersadministratie wordt bijgewerkt. 

Doelgroep voor de plichtstelling

- Alle spelende leden van R.K.S.V. Groen-Wit die aan het begin van het voetbalseizoen (meetpunt 1 juli) 16 jaar of ouder zijn.

- Ouders of verzorgers van een jeugdlid van R.K.S.V. Groen-Wit dat aan het begin van het voetbalseizoen (meetpunt 1 juli) jonger is dan 16 jaar.

- Het is mogelijk dat een jeugdlid onder de 16 jaar de vrijwilligersplicht van zijn ouders/verzorgers overneemt. Hierbij kan gedacht worden aan een junioren scheidsrechter, die als vrijwilliger wordt geaccepteerd door de scheidsrechters coördinator. Wij promoten vanuit de vereniging dat dergelijke vrijwilligers een scheidsrechters cursus te volgen.

 

De vrijwilligersbijdrage

- De hoogte van de vrijwilligersbijdrage bedraagt €30,- per seizoen.

- De vrijwilligersbijdrage wordt toegevoegd aan de contributie en verrekend bij het 1e termijn.

- Ieder lid behorend tot de doelgroep, vermeld in de paragraaf “doelgroep” van dit hoofdstuk, betaalt de vrijwilligersbijdrage. Ook al is bekend dat de persoon een vrijgestelde functie gaat bekleden in het komende seizoen.

- Aan het eind van het seizoen wordt per 30 juni de balans opgemaakt. Wanneer blijkt dat een lid uit de doelgroep voldaan heeft aan de plichtstelling voor het afgelopen seizoen wordt de vrijwilligersbijdrage gerestitueerd. 

- Alle financiële zaken worden per seizoen afgewikkeld. Er vindt geen verrekening plaats met voorgaande of komende seizoenen. 

- Nieuwe spelende leden worden geïnformeerd over de plichtstelling van het vrijwilligersbeleid. Zij tekenen voor contributie en vrijwilligersbijdrage. Zij die dit weigeren, worden niet aangenomen als lid.

- De geïnde vrijwilligersbijdragen zijn gelden van de vereniging en worden separaat geadministreerd en financieel verantwoord in het jaarverslag.

- De gelden komen ten goede van het vrijwilligerswerk.

Het geld zal besteed worden aan de stimulering en de waardering van het vrijwilligerswerk. Bijvoorbeeld trainingen en cursussen die bijdragen in de uitoefening van het vrijwilligerswerk. Tevens kan het ter financiering worden aangewend van uitbesteed werk dat niet door vrijwilligers bemant kan worden. Indien er een niet vrijwilligerswerk gerelateerde bestemming gewenst is zal hiervoor toestemming moeten worden gevraagd tijdens de algemene ledenvergadering.

Communicatie

- Roosters voor het vervullen van de categorie B taken worden op onze website en via mail. 

- Taakomschrijvingen, inhoudelijk uitleg kunnen van de uit te voeren werkzaamheden. 

- De vrijwilligers dienen tijdig aan te geven wanneer zij veranderingen willen aanbrengen in hun functies of voorkeuren voor het vervullen van taken, dan wel het tijdstip waarop dat mogelijk is. Wanneer er geen reactie wordt ontvangen wordt ervan uitgegaan dat een functie of voorkeur voor vrijwilligerstaak van het ene seizoen op het andere seizoen niet is veranderd.

- Van iedere vrijwilligers wordt verwacht dat zij op de hoogte is van de Gedragscode van R.K.S.V. Groen-Wit en er ook naar handelt.

4. Organisatie

Vrijwilligerscommissie

Als gevolg van het vrijwilligersbeleid komt er een extra commissie binnen de club, de vrijwilligerscommissie.   De voorzitter hiervan is de vrijwilligerscoördinator die rechtstreeks verantwoording aflegt aan het hoofdbestuur. Direct aanspreekpunt binnen het bestuur voor de vrijwilligerscoördinator is de secretaris. Naast de coördinator bestaat de commissie uit een vrijwilligerssecretaris. 

Voor de vrijwilligerscommissie zijn de voorzitters/coördinatoren van de verschillende commissies en de roosteraars de belangrijkste informatiebronnen. Een goede onderlinge relatie is essentieel. Op regelmatige basis moeten er gezamenlijke vergaderingen worden ingepland. 

Begin juni komt de commissie bijeen om het vrijwilligerswerk voor het komende seizoen in te plannen. Alle functies en taken worden langsgelopen, vrijwilligers voor categorie B-werkzaamheden worden verdeeld en er worden toewijzingsafspraken gemaakt. De coördinatoren van de verschillende commissies zorgen voor de definitieve toewijzingen. Eind november komt de commissie nogmaals bijeen om te kijken of er nog zaken afgestemd moeten worden voor de tweede helft van het seizoen. Ook worden er issues besproken in verband met niet of niet volledig voldoen aan de eisen van het vrijwilligerswerk.

Vrijwilligerscoördinator

De vrijwilligerscoördinator is de voorzitter van de vrijwilligerscommissie. Hij/zij zorgt ervoor dat de commissie bijeenkomt en zit de bijeenkomst voor.

Vrijwilligerssecretaris

De vrijwilligerssecretaris is de eerste administrateur van de vrijwilligersadministratie. Deze persoon zorgt ervoor dat alle coördinatoren hun werk in Sportlink goed (blijven) doen.

5. Administratie

De vrijwilligersadministratie wordt gedaan in Sportlink. Van dit programma maakt ook onze ledenadministratie gebruik, waardoor alle gegevens direct beschikbaar en actueel zijn. 

Belangrijke onderwerpen van de vrijwilligersadministratie zijn;  

- NAW gegevens.

- Telefoon en emailadres.

- Eventuele link met een spelend lid.

- Aantal te werken en gewerkte uren per seizoen.

- Voorkeur vrijwilligerswerkzaamheden. 

- De keuze vrijwilligerswerk of betalen van de bijdrage. 

 

Bijlage A: Inventarisatie van functies en taken